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【多益學習攻略】外國人不回信怎麼辦?學會5個英文問句,催促客戶不失禮


文/Buffy Kaou  


  1. (來源/Pixabay)


    在發出詢問信後,通常都會針對相關內容進行追蹤,以確保事情後續發展是否符合公司需求,而大部分人都會撰寫追蹤信來掌握後續發展的訊息。追蹤信的內容一般都會緊扣詢問信的主題,因此信件會較簡化。本文將介紹如何撰寫追蹤信,也會同時介紹一些多益職場關鍵字!

    追蹤信範例:

    From: jason.gavin@sanso.com

    To: s.arthur@sunshinehotels.co.tw

    Date: January 12

    Subject: Sanso event on May 4

    ⑥Dear Sarah,

    Can you help me? ②Would you mind arranging a visit for my manager, Dana Smith, to see your conference facilities at the hotel? She wants to see what they are like. ③Would you be able to arrange this for next week?

    Secondly, could you arrange a gift for each guest at the event? ⑤Are you able to do this for less than $100 per guest?

    If that is ok, then could you send a new offer with the total price?

    Many thanks for your help.

    ⑥Best wishes,

    Jason

    PS. I can’t open the pictures of the conference rooms you sent. ⑦Please advise.

    這封追蹤信用了許多提出請求的用語,請注意雖然信件大多用問句,但並不是真的在詢問,而是提出請求:

    委婉提出請求的5個英文問句

    一、Could/Can you help me?

    通常寫追蹤信的對象已經有一定的認識,因此信件開頭可以省去打招呼的過程,直接進入主題,如範例中一開始就直接請求對方幫忙。一般來說,請求對方幫忙可以用「can」或「could」,但前者用法較口語,而後者較為正式。

    二、Would you mind…

    這句的用法較為委婉有禮,記得後面要加上「V-ing」。「Would you mind…」意思為「你介意…」,這屬於委婉請求可否做某事的語句,而不是真的詢問是否介意。而與「Would you mind」相似的請求語句是「Would you mind if I…」,意思是「你介意我…」,其用法有兩種,說明如下。

    動作者為說話者:
    Would you mind if I turn on the light?
    (我可以開燈嗎?)
    要去開燈的人是說話者自己,因此後面的主詞用「I」。

    動作者為對方:
    Would you mind turning on the light?
    (你可以幫忙開燈嗎?)
    說話者希望對方去開燈。

    三、Would you be able to…

    此句同樣是委婉要求某人去做某事的表達語,只是換成「能夠、有辦法」的語氣。請注意「be able to」需接原型動詞,因此例文中「arrange」改用原型,而非動名詞。

    四、Could you…

    同樣是比較委婉的要求問句,也可以改成「Can you…」,只是語氣稍微差異。

    五、Are you able to…

    屬於比較直接的要求問句。

    職場英文書信常用的開頭與結尾敬語:Dear/Best wishes

    如果彼此已經認識,開頭可以直呼對方的名字,無需加上尊稱,結尾招呼用語「best wishes」則多用在已經認識的朋友間,而「sincerely yours」則較有禮。通常可以藉由彼此使用的詞語判斷關係。

    看似客套話,但需要小心使用:Please advise

    使用這句話時要特別注意,若單用其實會產生一種命令的語氣。注意範例中有特別强調,因為無法開啟圖片,因此需要對方建議處理方式,其實就是直接請對方幫忙的意思。不過為了怕使用錯誤,建議可用「inform」或「tell」,前者較正式而後者較口語。

    看完文章後,讓我們來回答幾個關於信件內容的問題。

    1. This email is informal because:
    (A) It’s short
    (B) Jason uses Mr. Arthur’s first name
    (C) Jason uses a PS at the end

    2. Dana Smith wants to:
    (A) test the conference facilities
    (B) go to the Sunshine Hotel
    (C) cancel the event

    3. Jason wants Sarah:
    (A) to buy her a gift
    (B) to buy one gift for all the guests
    (C) to buy one gift for each guest

    4. The present should cost:
    (A) under $100
    (B) over $100
    (C) $100

    5. Jason is having problems:
    (A) with a document Sarah sent
    (B) with some photos Sarah sent
    (C) with some video Sarah sent

    解析:
    1. 正解為(B)。這封信不正式的原因是寫信者直呼對方的名字,因此答案為(B)。
    2. 正解為(A)。Jason的主管Dana Smith想要前往飯店去看看設備(to see your conference facilities at the hotel),因此答案為(A),「測試飯店的設備是否符合需求」。
    3. 正解為(C)。Jason想要對方幫忙準備禮物給每個人貴客(arrange a gift for each guest at the event),合理判斷當然是選(C)。
    4. 正解為(A)。禮物價值應該壓在$100以下,因此答案應選(A),「不足$100」。
    5. 正解為(B)。Jason遇到的問題為對方寄的照片打不開(I can’t open the pictures),因此要選(B)。



    【資料來源:English OK